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Recomendaciones para reuniones virtuales

Recomendaciones para una reunión virtual exitosa.

Las reuniones virtuales son una cotidianidad en estos momentos, y de hecho por mucho tiempo más serán una manera común de reunirnos, ya sea familiar, institucional (educativas) o laboralmente.

Así que dejarán huellas en nuestra sociedad y se fortalecerán día a día, muchas instituciones educativas de apoco están migrando sus cursos a estas plataformas, las reuniones están al orden del día.

Pero sin un buen control, buenas prácticas y reglamentaciones responsables, la experiencia puede no ser buena, así que trataremos sobre algunas recomendaciones al respecto.

Si estas pensando tener una reunión familiar no hay muchas vueltas que dar, es más bien para reuniones en entornos laboral y/o educativos.

Primer punto y algo importante, que muchas veces se pasa desapercibido, es que se deben poner reglas para una reunión virtual y deben contener en mayor o menor grado algunas de las recomendaciones que se verán líneas abajo.

  • El horario según la zona horaria (tener muy en cuenta las diferencias horarias para coincidir)
  • Sobre los pre requisitos (recomendaciones a los participantes)
    • Si se necesitará algún software especial y/o específico.
    • Pruebas con la señal de Internet (que cada uno pruebe con antelación)
    • Pruebas de hardware y el software en general (que verifiquen y sigan las instrucciones preliminares para poner a punto sus audio y vídeo, para no realizar las pruebas en plena reunión)
  • La cantidad de participantes (como en cualquier reunión presencial puede ser difícil manejar gran cantidad de individuos)
  • El tiempo total de la reunión y si habrá pausas.
  • Como en cualquier reunión presencial se debe especificar una agenda clara de la reunión.
    • Los temas principales
    • Los sub-temas
    • Si habrá temas libres y en qué momento de la reunión.
  • El modo de participación interactiva
    • Si el disertante permitirá preguntas o no.
    • Si se permite consultas, se debe ser claro para avisar el momento para ello.
    • Y el modo de solicitar la palabra.
    • Si cada uno preguntase temas libres sin cerrarse el tema principal de una reunión, puede ser una pérdida de tiempo para todos.

Incluso de ser posible se puede mencionar claramente sobre la existencia o no de algún tipo de sanción ante algún tipo de conducta no deseada.

Es importante avisar si la reunión será grabada o no, y cual es el destino de una grabación si existiera. De hecho todo lo que se puede especificar explícitamente y que colaboren en una mejor organización es bueno decirlo, pero tampoco es bueno que abrume al participante.

Así que las reuniones virtuales deberían ser tomadas muy enserio al menos si el tema lo amerita, y como tal debemos comportarnos con la misma responsabilidad que se hace en una reunión presencial, además  el entorno en general debe tener las mínimas condiciones, y esto último sí es responsabilidad de cada uno.

¡No se olviden de poner contraseñas a sus salas virtuales!

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